Datenschutzerklärung

Hier steht, welche Daten wir auf www.hivefour.de verarbeiten, wozu und wie lange. Kurz gesagt: Wir setzen keine Cookies, binden nichts von fremden Servern ein und speichern beim Seitenaufruf keine IP-Adresse. Was ihr uns über das Formular schickt, löschen wir spätestens nach 90 Tagen.

Stand: 18. Oktober 2026

1. Wer verantwortlich ist

Fragen zum Datenschutz schickt ihr an datenschutz@shinefour.de. hivefour ist eine Marke der Shinefour GmbH.

2. Wenn ihr die Website aufruft

Die Website liegt auf einem Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland mieten. Damit euer Browser die Seite bekommt, verarbeitet der Server bei jedem Aufruf eure IP-Adresse und die Angaben, die euer Browser mitschickt. Die IP-Adresse schreiben wir in kein Protokoll.

Schrift, Bilder und Skripte liegen auf unserem eigenen Server. Wir laden nichts von Google, aus Content Delivery Networks oder von anderen fremden Servern nach und setzen keine Cookies. Die Seite legt auch sonst nichts auf eurem Gerät ab und liest dort nichts aus.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, euch die Website sicher auszuliefern.

3. Wie wir Seitenaufrufe zählen

Wir wollen wissen, wie oft unsere Seiten aufgerufen werden und über welche Websites Besucher zu uns kommen. Dafür schreibt der Server für jeden Seitenaufruf eine Zeile in ein Zugriffsprotokoll:

• Zeitpunkt und aufgerufene Seite, ohne angehängte Parameter
• die Website, von der ihr kommt (Referrer), gekürzt auf ihre Adresse ohne Pfad
• die Kennung eures Browsers (User-Agent) und weitere technische Angaben, die er mitschickt, etwa die bevorzugte Sprache
• Antwortcode und Größe der Antwort

Die IP-Adresse steht nicht darin. Wir setzen dafür kein Cookie und kein Skript ein, und wir führen die Einträge nicht zu Profilen zusammen. Im Kundenportal sehen nur Mitarbeitende von Shinefour mit der Rolle Vertrieb die Summen: Aufrufe je Tag, je Seite und je Herkunft. Das Protokoll löscht der Server nach 30 Tagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die Reichweite unseres Angebots zu kennen.

4. Wenn ihr ein Gespräch oder Unterlagen anfragt

Über das Formular auf der Startseite oder am Ende der Demo-Tour von hivefour könnt ihr ein Gespräch anfragen. Über das Formular auf der Seite Sicherheit fordert ihr unsere Sicherheitsunterlagen an. Dabei verarbeiten wir:

• Name, Firma und E-Mail-Adresse
• auf Wunsch Telefonnummer, eure Antwort auf „Wo steckt euer Wissen gerade?“ und eine Nachricht (auf der Seite Sicherheit nur die Nachricht)
• Zeitpunkt der Anfrage und von welchem Formular sie kommt

Wir brauchen die Angaben, um uns bei euch zu melden, das Gespräch zu vereinbaren oder euch die Unterlagen per Mail zu schicken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil ihr uns im Vorfeld eines möglichen Vertrags um ein Gespräch oder um Unterlagen bittet.

Die Anfrage liegt als Datei auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland. Lesen können sie nur Mitarbeitende von Shinefour mit der Rolle Vertrieb, im Kundenportal unter portal.hivefour.de. Sie löschen die Anfrage, sobald sie erledigt ist. Spätestens 90 Tage nach dem Eingang löscht der Server sie selbst. Anfragen sind in keiner Datensicherung enthalten.

Wenn das Formular abgeschickt ist, bekommt ihr eine Bestätigung an die angegebene Adresse. Sie enthält nichts aus eurer Anfrage. Unser Vertrieb bekommt eine Mail an kontakt@hivefour.de, dass eine neue Anfrage im Portal liegt, ebenfalls ohne eure Angaben. Beide Mails verschicken wir über den Mailserver der netcup GmbH.

Damit niemand das Formular massenhaft benutzt, hält der Dienst eure IP-Adresse bis zu einer Stunde und eure E-Mail-Adresse bis zu einem Tag im Arbeitsspeicher, um Anfragen zu zählen. Er schreibt beides nirgends hin. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Missbrauch des Formulars zu verhindern.

Antworten und die Sicherheitsunterlagen schicken wir aus unserem Postfach bei der netcup GmbH oder aus unseren Postfächern bei Microsoft 365 (Adressen auf @shinefour.de). Dann liegt der Mailverlauf auch dort.

Ohne JavaScript öffnet das Formular eine vorbereitete Mail in eurem Mailprogramm. Dann gilt der nächste Abschnitt.

5. Wenn ihr uns schreibt

Mails an kontakt@hivefour.de landen in unserem Postfach bei der netcup GmbH. Antworten schicken wir von dort oder aus unseren Postfächern bei Microsoft 365; dann liegt der Mailverlauf auch dort. Wir verwenden die Mails, um eure Frage zu beantworten, und löschen sie, wenn das Anliegen erledigt ist und kein Gesetz uns verpflichtet, sie aufzubewahren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Kundenportal und Anmeldung

Unter portal.hivefour.de und auth.hivefour.de melden sich Kunden von hivefour und Mitarbeitende von Shinefour an. Dafür verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle und die Anmeldedaten des Kontos, bei einem Passkey nur dessen öffentlichen Schlüssel. Einladungen und Anmeldemails verschicken wir über den Mailserver der netcup GmbH. Bei der Anmeldung setzen beide Adressen Cookies, die nur eure Sitzung halten. Ohne sie funktioniert die Anmeldung nicht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der Vertrag über hivefour.

Damit niemand Passwörter durchprobiert, zählt der Anmeldedienst Fehlversuche je Konto und hält dabei die IP-Adresse des letzten Fehlversuchs im Arbeitsspeicher, bis zur nächsten erfolgreichen Anmeldung oder bis zum Neustart des Dienstes. In ein Protokoll schreibt er sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, eure Konten zu schützen.

Im Portal seht ihr euer Abo, eure Rechnungen und ob ein SEPA-Lastschriftmandat besteht. Die Rechnungen erstellen wir mit Lexware Office der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Den Einzug per Lastschrift wickelt die Mollie B.V. ab: Eure Bankverbindung gebt ihr direkt bei Mollie ein, das Portal zeigt nur, ob ein Mandat besteht. Mollie verarbeitet die Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher, nachzulesen in der Datenschutzerklärung von Mollie. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Aufbewahrung der Rechnungen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Über das Portal schickt ihr uns Anliegen, auf Wunsch mit einem Anhang. Sie liegen auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland. Sehen können sie die Konten eurer Firma im Portal und Mitarbeitende von Shinefour mit der Rolle Betrieb. Wir bewahren sie auf, solange euer Vertrag läuft, weil zum Beispiel eine Kündigung nachweisbar bleiben muss, und löschen sie, wenn er endet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Konten des Anmeldedienstes und die Anliegen sind in unserer nächtlichen Datensicherung enthalten. Sie liegt verschlüsselt im Object Storage von Hetzner in Deutschland und hält tägliche Stände 14 Tage, wöchentliche 8 Wochen und monatliche 12 Monate. Was ihr gelöscht habt, fällt danach auch aus der Sicherung.

Für die Inhalte in der hivefour-Instanz eurer Firma seid ihr selbst verantwortlich. Wir verarbeiten sie in eurem Auftrag, wie es der Vertrag zur Auftragsverarbeitung regelt.

7. Wer die Daten außer uns verarbeitet

Sie arbeiten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Hetzner, netcup und Lexware verarbeiten die Daten in der EU. Microsoft verarbeitet sie innerhalb seiner EU-Datengrenze. Übermitteln Microsoft oder seine Unterauftragsverarbeiter im Einzelfall Daten in die USA, stützt sich das auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, nach dem Microsoft zertifiziert ist.

Die Lastschriften wickelt die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, als eigener Verantwortlicher ab (Abschnitt 6). Wir verkaufen keine Daten.

8. Wie lange wir was aufbewahren

Aus einer Anfrage kann ein Vertrag werden. Dann gelten für Vertrag und Rechnungen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

9. Eure Rechte

Ihr könnt von uns verlangen:

• Auskunft über die Daten, die wir über euch haben (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) oder eingeschränkte Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• eure Daten in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)

Wo wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), könnt ihr jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine Mail an datenschutz@shinefour.de genügt. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen über euch.

Ihr könnt euch außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, www.datenschutzzentrum.de.